La Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano es la encargada de administrar la mesa de partes, orientar a los ciudadanos en materia de trámites administrativos de la Municipalidad de Santo Domingo de los Olleros. Está a cargo de un Servidor Público que depende funcional y administrativamente de la Secretaría General.
Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano
Sus funciones son las siguientes:
- Elaborar y ejecutar el Plan Operativo Institucional correspondiente a la Unidad Orgánica, disponiendo eficiente y eficazmente de los recursos económicos, materiales y equipos asignados.
- Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la Municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
- Proponer las políticas sobre tramitación documentaria y archivística a seguir en la Municipalidad.
- Supervisar y controlar los antecedentes correspondientes a los expedientes concluidos o declarados en abandono sean remitidos por las Unidades Orgánicas de Transformación Documentaria, para ser derivadas al Archivo Central de la Municipalidad.
- Organizar mecanismos de archivo y conservación de los documentos.
- Orientar e informar a los usuarios sobre el estado de sus expedientes etapa, área de proceso y fecha probable de término según los plazos establecidos en el TUPA.
Yvet Janet Montes Ramos
Encargada de la Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano
Correo municipal: yvet.montes@muniolleroshuarochiri.gob.pe
- Proponer, impulsar e implementar las mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad del área a su cargo.
- Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan a la Municipalidad, de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General y demás normas establecidas al respecto.
- Proponer la relación de documentos del archivo que deben darse de baja con periodo de vencimiento legal.
- Elaborar las Estadísticas del Sistema de Gestión Documentaria Municipal remitiendo los reportes de forma mensual.
- Controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el sistema de gestión documentaria municipal, ejerciendo la supervisión correspondiente.
- Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la Municipalidad.
- Emitir los reportes sobre la documentación que ingresa, egresa y aquella que se encuentra en proceso: expedientes incompletos o por regularizar dentro del plazo establecido, y expedientes declarados en abandono.
- Asegurar que los expedientes que son de procedimientos de mayor complejidad y requisitos técnicos se consigne la información correcta desde su ingreso.
- Dar trámite oportuno a la búsqueda de los expedientes solicitados por los usuarios, verificando el correcto cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).
- Adoptar las medidas que sean necesarias para la seguridad y conservación de la documentación que ingresa, para su adecuado archivo en concordancia con la Ley Orgánica de Municipalidades.
- Llevar los registros del acervo documentario en forma mecánica o informatizada.
- Cumplir con las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las asignadas por la Secretaría General.